Necessitat o repte
Cada cop són més les administracions públiques que comencen a tenir documentació en format exclusivament electrònic i que, a l'igual que la documentació en paper s'ha de conservar durant un determinat període de temps (5, 15, 25 anys...o, fins i tot, per sempre). En aquest sentit, s'ha generat certa inquietud dins de les administracions públiques sobre com conservar aquests documents de forma segura i perdurable, tot garantint que el seu contingut sigui íntegre i que puguin ser recuperats en qualsevol moment amb plenes garanties de validesa i eficàcia jurídica.
Gran part d'aquesta documentació s'ha de conservar més enllà de la seva presència en la fase de tramitació electrònica i, en molts casos, més enllà del propi cicle de vida de l'entorn informàtic en què es va produir i gestionar.
Definició
Precisament, en aquest nou context la funció de preservació i arxiu esdevé un element crucial i estratègic que ha d'ajudar al desenvolupament i construcció d'una e-administració més moderna, oberta, participativa i segura. En aquest sentit, per evitar que els problemes de conservació no suposin un ralentí per a la modernització de les administracions, CATCert està desenvolupant un servei d'arxiu electrònic, anomenat iArxiu, amb l'objectiu de proporcionar solucions als problemes de la conservació a llarg termini.
CATCert, coordinadament amb el Grup d'Innovació Tecnològica de la Subdirecció General d'Arxius i Gestió Documental de la Generalitat de Catalunya està treballant tant en la definició d'un marc normatiu que reguli la preservació digital i com en l'estandardització d'aquest model d'arxiu digital de documents.
L'objectiu bàsic de CATCert és el de posar en marxa una plataforma que permeti a les administracions públiques catalanes poder dipositar aquests documents electrònics, en format d'objectes digitals perdurables, i poder garantir, al llarg del temps, la seva integritat, seguretat, recuperació i visualització. Aquest darrer punt és d'especial interès, atès que no hi ha prou amb poder recuperar un document, sinó que aquest document s'ha de poder visualitzar per accedir al seu contingut, cosa que fins ara no s'ha pogut garantir.
Les administracions que dipositin els seus documents a l'iArxiu tindran la garantia de que aquests documents es conservaran de forma segura, de que la signatura electrònica que incorporen serà plenament vàlida, i de que podran recuperar-los i visualitzar-los en qualsevol moment.
La prestació d'un servei d'arxiu electrònic per a les administracions públiques catalanes és una necessitat palpable i una garantia per al desenvolupament de l'administració electrònica. Al mateix temps, és el complement perfecte per tal de disposar d'un sistema de gestió documental integral que permeti gestionar la documentació electrònica al llarg del seu cicle de vida.
Usuaris
Les administracions públiques catalanes que hagin de preservar documents electrònics a llarg termini i necessitin garantir l'autenticitat i la integritat dels seus continguts, així com l'accessibilitat, la disponibilitat i la seva legalitat.
Funcionalitats
La solució tecnològica d'iArxiu 2.0 està formada per cinc mòduls funcionals.
El primer (mòdul d'ingrés) s'encarrega de rebre la documentació electrònica enviada pels seus productors; de validar i comprovar la idoneïtat als requeriments d'iArxiu i, finalment, un cop normalitzada la documentació, d'enviar-la al repositori per a la seva custòdia.
Un cop la documentació ha estat ingressada al sistema s'ha de garantir que serà emmagatzemada correctament en el repositori (mòdul d'emmagatzematge), i que es podran aplicar i programar les polítiques de preservació i custodia per garantir la disponibilitat, l'ús i la accessibilitat, així com la integritat i la seva autenticitat (mòdul de preservació i assegurament d'evidència electrònica).
Per atendre a les sol·licituds de consulta i visualització s'ha construït un mòdul d'accés i consulta.
El darrer mòdul, de gestió i administració, és el responsable de: configurar i gestionar les polítiques, els estàndards i la base de coneixement del servei; dur a terme la gestió dels usuaris i la política de seguretat i accés l'establiment dels protocols de transferència amb els productors de la documentació.
A més, inclou: la definició d'un model tècnic de desplegament que pot ser utilitzat com a guia per a futures implantacions del servei a les administracions que ho sol·licitin; la redacció de normativa que reguli l'ús del servei i normatives o procediments específics del sistema.
Actualment, existeix una primera versió (iArxiu 1.0) que consisteix en la instal·lació dels components bàsics del servei els quals permeten a l'usuari tenir una primera presa de contacte amb el repositori de documents. Les principals funcionalitats d'aquesta primera versió són:
- Identificació dels usuaris que utilitzen el servei amb certificats digitals.
- Ingrés de documents mitjançant interfície web.
- Consulta i accés als documents arxivats.
- Eliminació de documents.
